La Secretaria General es el órgano de apoyo encargado de programar, dirigir, ejecutar y coordinar el apoyo administrativo del Concejo Municipal; organizar la gestión documentaria y archivística de la Municipalidad y la celebración de matrimonios civiles; asimismo, crea las condiciones y mecanismos adecuados para fortalecer la participación vecinal.
La Secretaria General está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Gerente quien depende funcionalmente y jerárquicamente del Despacho de Alcaldía.
- Prestar apoyo administrativo a la Alcaldía y al Concejo Municipal, cuando sea requerido.
- Convocar a los Regidores y/o funcionarios a sesiones de Concejo que disponga la Alcaldía; asimismo, confeccionar y llevar las Actas de sesiones del Concejo, y actuar como secretario.
- Dar fe de los acuerdos adoptados por el Concejo Municipal y de las Resoluciones que emite el Despacho de Alcaldía.
- Conducir el registro, publicación, distri¬bución y custodia de los Acuerdos, Ordenanzas, Decretos y Resoluciones, cuando corresponda, así como transcribir y autenticar sus copias.
- Elaborar proyectos normativos de su competencia.
- Comunicar oportunamente las citaciones y agenda de las reuniones de las comisiones que dispongan los Presidentes de las mismas.
- Administrar y custodiar los dispositivos que emitan los órganos de gobierno de la Municipalidad, velar por el cumplimiento de las formalidades relativas a la expedición de las resoluciones que emitan por delegación, las unidades orgánicas, así como su custodia.
- Certificar las copias de los documentos que obran en el Archivo Central, así como de los documentos y expedientes en trámite.
- Organizar, coordinar y controlar el Siste¬ma de Gestión Documental y del Archivo Central de la Municipalidad.
- Coordinar con el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil o la Superintendencia Nacional de Registros Públicos las anotaciones marginales y/o inscripción de la Resolución de Alcaldía que dispone la disolución de vínculo matrimonial, según corresponda.
- Celebrar los matrimonios civiles conforme a Ley, así como todas las acciones administrativas relacionadas a dicho acto.
- Atender las solicitudes de acceso a la información institucional, en el marco de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, Ley Nº 27806.
- Fomentar el desarrollo de políticas de anticorrupción y de ética pública, y entre ellas difundir el Código de Ética de la Función Pública.
- Proponer la designación de los fedatarios de la Municipalidad, así como evaluar su desempeño.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la Gerencia Municipal en materia de su competencia, y con las señaladas en la Quinta Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
La Secretaría General para el cumplimiento de sus funciones cuenta con la siguiente unidad orgánica:
- Subgerencia de Atención al Ciudadano y Gestión Documental.
- Subgerencia de Participación Vecinal.
La Subgerencia de Atención al Ciudadano y Gestión Documental es la unidad orgánica encargada de planificar, gestionar, dirigir, controlar, supervisar y orientar la atención al ciudadano en la sede institucional y Plataforma de Atención; responsable del Sistema de Gestión Documental y del Sistema Institucional de Archivo, de conformidad con la política municipal y normatividad vigente.
La Subgerencia de Atención al Ciudadano y Gestión Documental está a cargo de un funcionario de confianza, con nivel de Sub Gerente, quien depende funcional y jerárquicamente de la Secretaría General.
- Proponer y ejecutar las políticas de atención al ciudadano.
- Planificar, organizar, dirigir y controlar la atención al ciudadano, a través de los diferentes canales de atención vigentes (presencial, telefónica e informática), en coordinación con las otras unidades orgánicas.
- Fortalecer el proceso de acercamiento y mejora de servicios que brinda la Municipalidad al administrado.
- Elaborar y desarrollar propuestas orientadas a mejorar la calidad de atención al usuario, sobre la base de indicadores que permitan el seguimiento y mejora continua del servicio.
- Coordinar con las áreas involucradas en la atención al público, la capacitación del personal a su cargo, respecto a temas de su competencia, y la mejora de la calidad del servicio.
- Coordinar con las áreas involucradas en la atención al público, la disponibilidad permanente del personal en los diferentes canales de atención ciudadana durante la jornada laboral, supervisando su cumplimiento.
- Encargarse del Libro de Reclamaciones; recepcionar, tramitar, dar respuesta a los reclamos, quejas, consultas y/o sugerencias que se presenten a través de los diferentes canales de atención.
- Administrar y ejecutar las acciones de protocolo en la Plataforma de Atención al Ciudadano, y en el módulo de atención ubicado en el Palacio Municipal.
- Programar, organizar, dirigir, supervisar y controlar las acciones relacionadas con la gestión documental.
- Administrar de manera conjunta con la Gerencia de Tecnologia de la Información, el proceso la información en el Sistema de Gestión Documental, para implementar mejoras.
- Recepcionar, registrar en el Sistema de Gestión Documental y distribuir los documentos que ingresan a la Municipalidad, dirigidos a la Alta Dirección y unidades orgánicas en las que no se hubiese desconcentrado esta función.
- Supervisar y controlar conjuntamente con las unidades orgánicas correspondientes, el correcto desempeño de los módulos de atención asignados a cada una de ellas, así como el uso correcto del Sistema de Gestión Documental.
- Atender las consultas y solicitudes de ubicación e información de los documentos ingresados a través del Sistema de Gestión Documental.
- Formular, actualizar y proponer la normatividad interna de su competencia a través de directivas, procedimientos y/u otros documentos.
- Administrar el sistema institucional de archivo, así como proponer e implementar mejoras.
- Coordinar con el Archivo General de la Nación, en aspectos relacionados a su competencia, y cuando el caso lo amerite.
- Organizar y controlar los mecanismos de archivo, asignación y conservación de los documentos, así como proporcionar servicios de información sobre la documentación archivada, estableciéndose para tal fin políticas, técnicas y procedimientos de archivo consideradas en el Sistema Nacional de Archivos.
- Proporcionar servicios de información sobre la documentación archivada
- Velar por una adecuada custodia, conservación, ordenamiento y clasificación del acervo documentario, y - de corresponder - proponer su eliminación previa autorización del Archivo General de la Nación.
- Brindar apoyo técnico en materia archivística a las unidades orgánicas de la Municipalidad.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la Secretaría General en materia de su competencia, y con las señaladas en la Quinta Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
La Subgerencia de Participación Vecinal es la unidad orgánica encargado de promover la participación organizada de la ciudadanía, a fin de generar una cultura cívica, responsable y vigilante de los asuntos de la gestión; promueve, facilita, articula y fortalece los espacios de participación de los ciudadanos en el gobierno local, dentro del marco de los dispositivos legales aplicables; encargado de registrar y acreditar las organizaciones vecinales del distrito. Actúa como Secretaría Técnica de la mayoría de los órganos de coordinación.
La Subgerencia de Participación Vecinal está a cargo de un funcionario de confianza con nivel de Sub Gerente, quien depende funcional y jerárquicamente de la Secretaria General.
- Organizar y mantener actualizado un Registro Único de Organizaciones Sociales, de acuerdo a las normas legales vigentes.
- Acreditar a los representantes de las organizaciones de vecinos ante los Órganos de Coordinación de la Municipalidad de Pueblo Libre.
- Realizar las coordinaciones que permitan canalizar la participación vecinal en la gestión municipal.
- Asistir técnicamente durante el proceso normativo regulador, así como en la ejecución de actividades conducentes para la constitución, organización y funcionamiento de las Juntas Vecinales de Pueblo Libre.
- Organizar campañas de capacitación dirigidos a los representantes de las Juntas Vecinales durante el proceso de diseño, elaboración y ejecución de sus Planes de Trabajo
- Organizar el proceso de inscripción de las Juntas Vecinales con mandato vigente.
- Mantener informadas a las Comités Vecinales y Juntas Vecinales, de las principales disposiciones y ordenanzas municipales en beneficio de la comunidad.
- Conducir programas de capacitación dirigidos a los representantes de la sociedad civil que conforman instancias de participación ciudadana, en materia de sus funciones, atribuciones y competencias.
- Organizar, dirigir y controlar actividades relacionadas a la promoción, constitución, reconocimiento de las organizaciones sociales del distrito.
- Promover y convocar la participación vecinal para la formulación, debate y concertación del Plan de Desarrollo Local, del Presupuesto Participativo y la gestión de la municipalidad.
- Alertar a las áreas u organismos competentes los asuntos de urgencia, situaciones no previstas con la intención de salvaguardar la integridad de los vecinos, del patrimonio público y privado.
- Coordinar con las unidades orgánicas involucradas en el proceso de programación del Presupuesto Participativo.
- Organizar el proceso de elección de las organizaciones de la Sociedad Civil ante el Concejo de Coordinación Local Distrital de Pueblo Libre.
- Capacitar, evaluar, orientar, dirigir, supervisar, a los Coordinadores de Participación Ciudadana a su cargo.
- Atender las consultas y trámites de los vecinos y/o contribuyentes, dentro del ámbito de su competencia, en coordinación con las unidades orgánicas correspondientes.
- Reconocer y registras a las Organizaciones Sociales y su respectiva directiva en el Registro Único de Organizaciones Sociales de estas Corporación Edil.
- Cumplir con las demás funciones afines que le asigne la Secretaria General en materia de su competencia, y con las señaladas en la Quinta Disposición Complementaria Final del presente Reglamento.
